Compliance-Leitlinie der SIGNAL IDUNA Gruppe

1. Präambel

Compliance beschreibt die unternehmenspolitischen Grundsätze und rechtlichen Anforderungen sowie die Sicherstellung eines auf Fairness, Solidarität und Vertrauen basierenden Miteinanders von Kunden, Unternehmen, Geschäftsleitung und Mitarbeitern.

Diese Leitlinie stellt grundlegende Anforderungen an das Verhalten eines jeden Einzelnen. Gleichzeitig bildet sie einen verbindlichen Rahmen für alle Organisationseinheiten und ist Grundlage für eine optimale Kundenbeziehung.

Compliance hilft, Situationen zu vermeiden, die unsere Integrität in Zweifel ziehen können und trägt auch dafür Sorge, dass mit Risiken korrekt und verantwortungsbewusst umgegangen wird und bei Kunden, Unternehmen und Mitarbeitern kein Schaden entsteht.

2. Allgemeine Grundsätze

1. Wir verpflichten uns, sowohl alle in unserem Arbeitsumfeld anzuwendenden Gesetze und Vorschriften im In- und Ausland als auch die für uns geltenden internen Anweisungen, Prozesse und Richtlinien zu befolgen. Ferner wahren wir bei geschäftlichen Vorgängen die Interessen der Kunden und des Konzerns.  

2. Wir verhalten uns im dienstlichen Umfeld gegenüber Kunden und Mitarbeitern redlich und kollegial, mit Anstand und im Einklang mit ethischen Grundsätzen. Wir vermeiden Situationen, die zu Konflikten zwischen persönlichen Interessen und den Interessen der Kunden sowie denen der SIGNAL IDUNA Gruppe führen können und tun nichts, was der SIGNAL IDUNA Gruppe schaden könnte.  

3. Wir tolerieren in der SIGNAL IDUNA Gruppe keine Diskriminierung

4. Wir haben in der SIGNAL IDUNA Gruppe für alle Mitarbeiter verbindliche einheitliche Führungsgrundsätze definiert und eingeführt.

3. Kundenkontakte

1. Wir haben unsere Mitarbeiter, selbstständigen Außendienstpartner bzw. Vertriebspartner angewiesen, sich bei der Kundenakquise an alle gesetzlichen Regelungen inkl. der wettbewerbsrechtlichen Beschränkungen zu halten. Unsere Kunden kontaktieren wir weder telefonisch noch per Mail, ohne uns hierfür vorab eine Einwilligungserklärung eingeholt zu haben. 

2. Alle Mitarbeiter verfügen über das notwendige Fachwissen und haben alle hierfür erforderlichen Qualifikationen und Nachweise. Unser Anspruch ist die regelmäßige und qualitativ hochwertige Betreuung unserer Kunden. 

3. Wir haben ein festes Ansprechpartner-Konzept für unsere Kunden und Außendienstpartner.

Kundenanfragen und Beschwerden nehmen wir ernst. Wir haben hierzu entsprechende Stellen eingerichtet, die sowohl die qualifizierte Bearbeitung an der richtigen Stelle des Konzerns als auch eine zügige Beantwortung sicherstellen.

Für relevante Service-Prozesse haben wir Qualitäts- und Service-Standards sowie Verhaltensregeln festgelegt. Die Prozesse werden über Kennzahlen und Kundenbefragungen laufend beobachtet und optimiert.

4. Datenschutz, Kommunikation

1. Der Schutz kundenbezogener Daten, insbesondere die strikte Wahrung der Vertraulichkeit kundenbezogener Daten und die Einhaltung der maßgeblichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind für uns wesentliche Grundlagen für das Vertrauen unserer Kunden und Geschäftspartner. Vertrauliche Daten werden vor unbefugten Zugriffen geschützt.  

2. Wir kommen Auskunftsersuchen von Behörden nach, sofern dies datenschutzrechtlich zulässig ist. Ob dieses der Fall ist, lassen wir durch die zuständigen Stellen prüfen. Gleiches gilt für gerichtlich angeordnete Durchsuchungen bzw. Beschlagnahmen.  

3. Wir achten bei Äußerungen der SIGNAL IDUNA Gruppe in der Öffentlichkeit auf eine vollständige, aufrichtige, exakte, aktuelle und klare Darstellung. Ferner geben wir diese erst nach erfolgter interner Abstimmung und nur über die vom Unternehmen festgelegten Kommunikationswege nach außen

4. Wir tauschen keine kartellrechtlich relevanten Informationen mit anderen Marktteilnehmern aus

5. Interessenkonflikte

1. Geschäfts-, Kunden- und Privatinteressen können zu Konflikten führen, die zeitnah erkannt werden müssen. Wir wickeln geschäftliche Vorgänge unter Wahrung der Interessen sowohl der SIGNAL IDUNA als auch der Kunden ab. Die Belange unserer Kunden genießen hohe Priorität. Wir trennen daher klar zwischen Kunden-, Geschäfts- und Privatinteressen und vermeiden jede Art von Interessenkonflikt. Sofern ein Interessenkonflikt besteht, ist dieser möglichst einvernehmlich zu regeln. Falls dies nicht möglich ist, muss die Entscheidung objektiv und sachgerecht sein. 

2. Über interne Richtlinien und Anweisungen (sog. Mitarbeiter-Verhaltensregeln) haben wir folgende Problemfelder geregelt:

  • Empfang und Gewährung von Geschenken und Zuwendungen
  • Einladungen
  • Auftragsvergaben
  • Neben- und Beratertätigkeiten
  • Mandate und finanzielle Beteiligungen bei anderen Unternehmen

6. Geldwäschebekämpfung

1. Wir halten uns an die Bestimmungen des Geldwäschebekämpfungsgesetzes sowie sonstiger einschlägiger Regelungen. Damit schützen wir unsere Kunden, unsere Mitarbeiter und uns unter anderem vor potenziellen Aktivitäten zur Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

2. Wir haben interne Regelungen und Kontrollmechanismen aufgestellt und beugen so Manipulationen und betrügerischen Handlungen vor.

7. Wertpapiere, Finanzinstrumente

1. Wir haben Insiderinformationen, die uns bei Wertpapiergeschäften Vorteile gegenüber Dritten verschaffen können. Es verstößt gegen das Gesetz, Insiderinformationen für eigene Zwecke oder im Interesse Dritter zu nutzen. Dieses umfasst das Geschäfts-, Empfehlungs- und Weitergabeverbot. 

2. Von Mitarbeitern, die entsprechende Informationen erlangen können, haben wir uns Verpflichtungserklärungen unterschreiben lassen. Davon unabhängig sind alle Mitarbeiter zur Einhaltung dieser Regeln verpflichtet. 

3. Wir haben notwendige und geeignete Maßnahmen ergriffen, um Marktmanipulationen auszuschließen. Hiermit tragen wir zur Integrität des Finanzplatzes Deutschland bei.

8. Steuerung, Kontrolle, Risikomanagement

Alle geschäftlichen Aktivitäten der SIGNAL IDUNA Gruppe werden geplant, laufend gesteuert und kontrolliert.

Wir haben ein funktionsfähiges Risikomanagement. Wir gehen keine unüberschaubaren Risiken ein und unsere Kapitalanlagepolitik orientiert sich an der jederzeitigen Erfüllbarkeit unserer Verpflichtungen.

Es werden verschiedene Funktionen, Regelungen und Verfahren vorgehalten und laufend genutzt. Dies betrifft insbesondere (in alphabetischer Reihenfolge):

  • ALM-/ DFA-Prozess
  • Auslagerung
  • Compliance-Organisation i. S. WpHG
  • Controlling
  • Internes Kontrollsystem
  • Kapitalanlageprozess
  • IT-Sicherheit/Notfallkonzepte
  • Qualitätsmanagement
  • Revision
  • Risikohandbuch
  • Unternehmensziele/Unternehmensplanung

9. Compliance Koordinator

Die SIGNAL IDUNA Gruppe hat als Compliance-Koordinator
Herrn Hanno Weiberg
Leiter des Bereichs Konzernrecht
Tel.: (02 31) 1 35 - 79 00

Die HANSAINVEST hat als Compliance-Beauftragte
Frau Maike Gersdorf
Leiterin Legal and Compliance der HANSAINVEST
Tel.: (0 40) 3 00 57 - 61 88

bestellt, die als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.